Artikelen en relaties aanleveren

Bij de ingebruikname van Care4Commerce of Care4Fresh levert u uw artikelen en relaties aan met een Excelsjabloon. Relaties zijn uw klanten en leveranciers. Care4iT leest het ingevulde bestand voor u in. Op deze pagina leest u hoe u het sjabloon invult.

Download: C4-Products-Relations-Template-v10-20260716.xlsx versie 10 (revisie 20260716)

Zo werkt het sjabloon

Het sjabloon bevat werkbladen voor uw artikelen en relaties, met daarnaast enkele referentie-werkbladen. Houd bij het invullen rekening met het volgende:

• De grijze, schuingedrukte regels bovenaan de werkbladen Artikel, Relatie, Adres en Contactpersoon zijn voorbeelden. Ze zijn vergrendeld en worden niet ingelezen. Vul uw eigen gegevens in onder de voorbeeldregels.
• De kopregels zijn beveiligd, zodat kolommen niet per ongeluk worden hernoemd of verwijderd.
• Kolommen voor codes, telefoonnummers en postcodes zijn als tekst opgemaakt, zodat voorloopnullen (bijvoorbeeld code 0123) behouden blijven.
• Gegevens plakken uit een ander bestand kan gewoon. Plak bij voorkeur als waarden (rechtermuisknop, Plakopties, Waarden), zodat de opmaak van de kolommen behouden blijft. Staan codes in uw eigen bestand als getal, dan zijn voorloopnullen daar al verloren.
• Rijen invoegen of verwijderen is niet mogelijk. Typ of plak in de lege rijen onder de voorbeelden. Cellen leegmaken kan gewoon met Delete.

Werkblad Artikel

Op dit werkblad vult u uw assortiment in. Elk artikel heeft een basiseenheid, de kleinste eenheid waarin het wordt geteld (bijvoorbeeld Kg of Stuk), en kan daarnaast in andere eenheden worden ingekocht of verkocht, zoals een kist of een doos. De kolommen zijn verdeeld in groepen. Onder de voorbeeldregels vult u uw eigen artikelen in.

Kolommen A t/m J (Artikel - Basis)

Kolommen K t/m U (Artikel - Eenheden en statussen)

Kolommen V t/m AC (Hoofdleverancier en inONE)

• Een artikel dat op meerdere manieren wordt ingekocht of verkocht, staat op meerdere regels. De basisgegevens zijn op elke regel gelijk.
• Elk artikel heeft precies één basisregel: de regel waarbij de Eenheid gelijk is aan de Basiseenheid en de Inhoud 1 is. Care4Fresh gebruikt deze regel om tussen de eenheden te rekenen, ook als de regel zelf niet actief is.
• De kolom Inhoud is de hoeveelheid ten opzichte van de basiseenheid. Een kist van 10 kg heeft inhoud 10, een bakje van 0,5 kg heeft inhoud 0,5.
• Met Status (inkoop), Status (productie) en Status (verkoop) bepaalt u waar de regel zichtbaar en bruikbaar is. Lege statussen worden als Niet actief ingelezen.
• Een statiegeldartikel bestaat altijd uit één regel met dezelfde basiseenheid en eenheid en inhoud 1.
• De Voorraad-voorkeurseenheid is de eenheid die bij voorkeur of automatisch wordt gebruikt om de voorraad bij te werken, bijvoorbeeld na verkoop of wanneer het artikel als ingrediënt in productie wordt gebruikt.
• De kolom Opmerking wordt de extra omschrijving van het artikel. De inONE-kolommen gelden per verkoopregel.

Tip: Bekijk de voorbeeldregels in het sjabloon. De aubergine laat een artikel zien dat op meerdere regels staat (inkoop per kist van 10 kg, verkoop per bakje van 0,5 kg en per kist), de andijvie een artikel in één regel en de avocado een stuksartikel.

Werkblad Relatie

Een relatie is een klant, een leverancier of allebei. Dat kiest u in de kolom Type. Code en Naam zijn verplicht.

Kolommen A t/m L (Relatie - Basis en Bezoekadres)

Kolommen M t/m X (Contactpersoon, Leverancier, Klant en inONE)

• Debiteur- en crediteurnummer mogen leeg blijven. Ze zijn alleen nodig voor de koppeling met een financieel systeem.
• Kies bij Betaalwijze een waarde uit de lijst of typ de naam zoals u die gebruikt (bijvoorbeeld Bank30 voor betaling binnen 30 dagen). Een betaalwijze die nog niet in Care4Fresh bestaat, wordt bij het inlezen aangemaakt.
• De adres- en contactpersoonkolommen op dit werkblad worden het bezoekadres en de algemene contactpersoon van de relatie. Extra adressen en contactpersonen vult u in op de werkbladen Adres en Contactpersoon.

Werkbladen Adres en Contactpersoon

Hier vult u extra adressen (bijvoorbeeld afleveradressen) en extra contactpersonen in, met het juiste type. De kolom Relatienaam moet exact gelijk zijn aan de Naam op het werkblad Relatie, of aan een relatie die al in Care4Fresh bestaat.

Werkblad Adres

Werkblad Contactpersoon

Referentie-werkbladen

Op de werkbladen Hoofdgroep, Subgroep, Eenheid, Magazijn en Locatie vult u de indeling in die uw artikelen gebruiken. Deze worden samen met de artikelen ingelezen. De groepen, eenheden en locaties die u op het werkblad Artikel gebruikt, moeten op deze werkbladen staan of al in Care4Fresh bestaan. Op het werkblad Betaalwijze kunt u de keuzelijst voor betaalwijzen aanvullen.

Aanleveren

Alleen correct ingevulde sjablonen kunnen worden ingelezen. Bij het inlezen wordt het bestand gecontroleerd en worden kleine invoerverschillen, zoals spaties en hoofd- of kleine letters, automatisch rechtgezet. Lever het ingevulde bestand aan bij de Helpdesk van Care4iT.