Management info en statistieken
Met de module Management info haalt u waardevolle inkoop- en verkoopgegevens uit Care4Commerce of Care4Fresh. Voor het bekijken en analyseren van uw gegevens zijn er twee mogelijkheden:
- Cubes (in de module Management info) stelt u zelf samen. Een cube werkt meestal als een draaitabel waarin u per rij, kolom en filter bepaalt wat u wilt zien, maar u kunt de gegevens ook als een aanpasbare grafiek weergeven. Cubes bevatten gegevens over meerdere jaren en zijn bedoeld voor diepgaande analyse over een langere periode. De gegevens worden wekelijks bijgewerkt.
- Verkoopstatistieken (in de module Verkoop) bevat kant-en-klare dashboards met een vaste opmaak. Ze worden meerdere keren per dag bijgewerkt en geven snel inzicht in de lopende of afgelopen periode, zoals vandaag, deze week of vorige week. Voor uitgebreide analyse zijn ze minder geschikt.
Belangrijk: De module Management info wordt door de Helpdesk van Care4iT aan uw account toegevoegd en ingericht. De gegevens in de cubes worden wekelijks bijgewerkt, in de nacht van zaterdag op zondag. In een eigen omgeving gebeurt dit dagelijks of volgens de gemaakte afspraken.
Tip: Wilt u losse omzet- of leveroverzichten opvragen, ook zonder de module Management info? Dat kan via de modules Debiteur en Verkoop. Zie Omzet.
Spring direct naar een onderwerp:
Onderdelen van de module
De module bestaat uit de volgende tabbladen:
- Dashboard: bij het openen van de module ziet u een vast, informatief overzicht met onder andere de omzet van dit jaar en vorig jaar, de top 10 klanten en de top 10 artikelen.
- Inkoop: hier maakt u zelf cubes van de beschikbare inkoopgegevens.
- Verkoop: hier maakt u zelf cubes van de beschikbare verkoopgegevens.
Werken met cubes
Een cube stelt u zelf samen op het tabblad Inkoop of Verkoop. Hieronder leest u hoe u een cube aanmaakt en daarna de gegevens groepeert, filtert en exporteert.
Een cube aanmaken
In dit voorbeeld maakt u een cube met de omzet per klant, per artikelgroep, per jaar en maand.
Klik op het tabblad Verkoop (of Inkoop).
Klik op de knop Cube > Nieuw… (of gebruik Ctrl+N).
Geef de cube een herkenbare naam en kies of die alleen voor uzelf of voor iedereen zichtbaar is. Klik op Opslaan.
Sleep de gewenste velden vanuit de lijst Velden naar de juiste plek:
- Filtervelden: velden waarop alle gegevens worden gefilterd, bijvoorbeeld Artikelsoort.
- Gegevensitems: wat u wilt weten, de Maten, bijvoorbeeld Omzet.
- Rijvelden: waarover u iets wilt weten, bijvoorbeeld Klant.
- Kolomvelden: de extra dimensie, bijvoorbeeld Periode (Jaar en daarachter Maand).
Klik op de knop Cube > Opslaan (of Ctrl+S) om de opmaak te bewaren. U kunt de cube daarna telkens opnieuw openen om te bekijken of te wijzigen.
Tip: Op elke plek kunt u meerdere velden naast elkaar zetten om de gegevens verder te groeperen, bijvoorbeeld eerst Jaar en daarachter Maand bij de kolomvelden.
Tip: Het onderdeel Verkoop toont de gegevens zoals die golden op het moment van verkoop. Het onderdeel Artikel toont de huidige stamgegevens van het artikel.
Gegevens groeperen, filteren en exporteren
Als de cube is gevuld, kunt u de gegevens verder uitsplitsen, filteren en exporteren.
Groeperen: klik op het pijltje voor een item om het open te klappen, bijvoorbeeld de maanden binnen een jaar.
Filteren: klik op het filtericoon van een kolom en vink aan welke waarden u wilt tonen. Zo bekijkt u bijvoorbeeld alleen de Artikelen door de overige artikelsoorten uit te vinken.
Als grafiek tonen: naast de draaitabel kunt u de gegevens ook als een grafiek weergeven. U past zelf de weergave aan, zoals het type grafiek.
Exporteren: kies Exporteren > Draaitabel > Excel 2007-2010 (of CSV of PDF) voor verdere bewerking. Werkt u in de cloud, sla het bestand dan op uw eigen harde schijf op.
Belangrijk: De omzet in de management info kan afwijken van het omzetoverzicht in de module Debiteur. In de management info telt standaard ook het statiegeld mee. Filter op Artikelsoort > Artikel om alleen de artikelomzet te zien. Let daarnaast op het verschil tussen het veld Jaar en Jaar (ISO 8601) en op een eventueel nog actief filter of een verkeerd gekozen periode.
Tip: Standaard is een beperkt aantal jaren in de cubes beschikbaar. Wilt u een extra jaar aan historie toevoegen? Neem contact op met de Helpdesk. Hier kunnen kosten aan verbonden zijn.
Een filterselectie vastzetten
Standaard neemt een cube nieuw verwerkte gegevens automatisch op. Filtert u bijvoorbeeld op een aantal klanten of artikelgroepen, dan verschijnen later toegevoegde klanten of artikelgroepen vanzelf in de cube. Wilt u dat een cube alleen de door u gekozen waarden blijft tonen, dan zet u dit per cube uit:
Open de Eigenschappen van de cube.
Zet de optie OptionsFilterPopup > ToolbarButtons > ShowNewValues aan. In het filtervenster van de velden verschijnt nu een knopje met een zonnetje.
Stel het filter in op de waarden die u wilt behouden.
Klik op het zonnetje zodat het uit staat:
Sla de cube op via Cube > Opslaan (of Ctrl+S).
Tip: Aan het zonnetje bij een filter ziet u of nieuwe waarden automatisch worden toegevoegd. Staat het zonnetje uit, dan blijft uw selectie ongewijzigd, ook nadat er nieuwe gegevens zijn verwerkt.
Verkoopstatistieken
De verkoopstatistieken vindt u in de module Verkoop, onder het onderdeel Statistieken. Hierin staan kant-en-klare dashboards met een vaste opmaak die voor alle gebruikers gelijk is. U hoeft hier zelf geen cube voor op te bouwen.
Omdat de dashboards meerdere keren per dag worden bijgewerkt, ziet u er snel de cijfers van de lopende of afgelopen periode in, bijvoorbeeld vandaag, deze week of vorige week. Voor diepgaande analyse over een langere periode gebruikt u de cubes in de module Management info.
Belangrijk: De dashboards worden meerdere keren per dag automatisch bijgewerkt: om 08:05, 10:05, 12:35, 14:05, 15:50, 19:05 en 23:05 uur. De cijfers kunnen dus iets achterlopen op de actuele gegevens.
Tip: De dashboards met verkoopstatistieken zijn ook beschikbaar in de touchapplicatie, onder Verkoop > Statistieken.
Beschikbare dashboards
Het standaarddashboard is voor iedereen beschikbaar met toegang tot de module Verkoop en het onderdeel Statistieken. Het bestaat onder andere uit de onderdelen:
- Omzet per week en dag
- Top 10 omzet per artikelgroep
- Top 10 omzet per relatie
De overige dashboards zijn alleen beschikbaar als de module Management info is aangeschaft, zoals:
- Omzet en marge per artikel
- Omzet en marge per relatie
- Bestellingen verzameld en geleverd
Tip: Net als bij rapportages kan Care4iT ook een dashboard op maat voor u ontwerpen of een bestaand dashboard aanpassen. Dit wordt als maatwerk naar bestede tijd uitgevoerd. Neem contact op met de Helpdesk.
Periode aanpassen
Standaard tonen de dashboards de gegevens per kalendermaand. U kunt het periodetype wijzigen naar bijvoorbeeld 4-wekelijks, week, kwartaal of jaar. In de cloudomgeving staat de periode standaard op twee maanden terug en een maand vooruit. Wilt u een ander bereik of een ander periodetype? Neem contact op met de Helpdesk.
Exporteren en delen
Een volledig dashboard exporteert u via het menu Export naar Excel of PDF, of u kopieert het als afbeelding naar het klembord:
Bij het exporteren kiest u of u het bestand op uw computer opslaat of per e-mail verstuurt:
Een afzonderlijk onderdeel maximaliseert u voor meer overzicht:
Een onderdeel exporteert u naar PDF. Is het een grid of draaitabel, dan kunt u het ook naar Excel exporteren:
Zie ook
Meer manieren om gegevens en overzichten uit Care4Commerce of Care4Fresh te halen:
- Omzet: omzet- en leveroverzichten opvragen, ook zonder de module Management info.
- Prijsoverzichten: afdrukbare overzichten van uw verkoopprijzen, inclusief marge.
- Rapportages aanpassen: de lay-out van rapportages laten aanpassen of een nieuwe rapportage laten ontwerpen.