Betalingsherinneringen

Op deze pagina vindt u veelgestelde vragen over het aanmaken van betalingsherinneringen in Care4Commerce en Care4Fresh.

Spring direct naar één van de vragen met antwoord:

• #1: Welke instellingen zijn nodig om een betalingsherinnering aan te maken?
• #2: Hoe kan de tekst van een betalingsherinnering worden ingesteld?
• #3: Hoe kan de e-mailtekst van een betalingsherinnering worden ingesteld?
• #4: Hoe kan een 1e of 2e betalingsherinnering worden aangemaakt?
• #5: Hoe kan een betalingsherinnering via e-mail worden verzonden?
• #6: Waar kan ik zien welke betalingsherinneringen zijn gemaakt?
• #7: Kan een factuur bij de betalingsherinnering worden meegestuurd?
• #8: Kan een betalingsherinnering automatisch worden aangemaakt?

#1: Welke instellingen zijn nodig om een betalingsherinnering aan te maken?

De betalingsherinneringen worden vaak door het financiële systeem aangemaakt, maar u kunt ook in Care4Commerce of Care4Fresh de herinneringen laten maken. Daarvoor zal de verwerkingsmethode (zoals afdrukken of e-mailen) vooraf moeten worden ingesteld:

1. Ga in de module Relatie naar het detailscherm van de debiteur.
2. Ga naar het tabblad Basis.
3. Ga naar het tabje Opmerkingen, inkoopbon, leveringsbon en factuur.
4. Geef de verwerkingsmethode op voor het aanmaken van de herinnering, bijvoorbeeld ‘Afdrukken’, ‘E-mailen’ of ‘Direct e-mailen’:
   

Tip: Het verschil tussen ‘E-mailen’ en ‘Direct e-mailen’ is dat bij de eerstgenoemde keuze het e-mailbericht eerst als pop-up wordt getoond voordat het verzonden wordt, zodat u bijvoorbeeld de e-mailtekst kan wijzigen en de PDF-bijlage met herinnering kan inzien. Bij het direct e-mailen wordt het e-mailbericht verzonden zonder dat er een mogelijkheid is om de tekst en de herinnering te bekijken. Bij het direct e-mailen hoeft u tevens geen handmatige bevestiging voor het verzenden te geven.

Als u meerdere herinneringen wilt verzenden en niet bij elke herinnering een bevestiging voor het verzenden wenst te geven, dan is ‘Direct e-mailen’ de beste keuze.

Aandachtspunten

• Als bij een debiteur is aangegeven dat een betalingsherinnering via e-mail moet worden verzonden, dan moet een contactpersoon van het type Factuur worden benoemd. Is zo'n contactpersoon niet aanwezig, dan zal de herinnering naar de contactpersoon van het type Algemeen worden verzonden. Is zo'n contactpersoon ook niet aanwezig, dan wordt de herinnering naar het e-mailadres van de relatie verzonden (zie Relatie > tabblad Basis > veld E-mail). Als er geen e-mailadres is gevonden, dan zal na het aanmaken van de herinnering worden gevraagd naar welk e-mailadres het verzonden moet worden.
• Er kan geen contactpersoon specifiek voor een betalingsherinnering worden benoemd. De contactpersoon van het type Factuur wordt zowel voor het aanmaken van de factuur als voor het aanmaken van de herinnering gebruikt.
• Als een betalingsherinnering via e-mail moet worden verzonden, dan zal de tekst van het e-mailbericht in module Administratie kunnen worden ingesteld. Zie Hoe kan de e-mailtekst van een betalingsherinnering worden ingesteld?
• Schakel in menu Extra > Opties… > tabblad Factuur en debiteur de optie Herinnering na aanmaken direct verwerken in. Als deze optie niet is ingeschakeld, dan kunt u de herinnering bij het voltooien van een herinneringrun alsnog laten verwerken.
• Uiteraard heeft het alleen maar zin om betalingsherinneringen door Care4Commerce of Care4Fresh te laten maken als daar betalingen zijn geregistreerd (zie Hoe geef ik aan dat een factuur is betaald?).

#2: Hoe kan de tekst van een betalingsherinnering worden ingesteld?

De kop- en voetteksten van herinneringen kunnen ingesteld worden in module Administratie op tabblad Omschrijvingen van inkoop, verkoop, factuur en debiteur > tabje Herinnering: Per type. Er kunnen geen variabele gegevens (zoals naam en factuurbedrag) of afbeeldingen (bijvoorbeeld een bedrijfslogo) in deze teksten worden opgenomen.

Als u de herinnering wilt e-mailen, dan zal deze als PDF-document worden toegevoegd aan het e-mailbericht. De e-mailtekst kunt u in de module Administratie opstellen: zie Hoe kan de e-mailtekst van een betalingsherinnering worden ingesteld?

#3: Hoe kan de e-mailtekst van een betalingsherinnering worden ingesteld?

1. Ga naar de module Administratie.
2. Klik aan de linkerzijde op het tabblad Administratie.
3. Klik aan de bovenzijde op het tabblad E-mailinstellingen.
4. Klik op het tabje Templates.
5. Dubbelklik op de template ‘Herinnering’.
6. Wijzig de e-mailtemplate en voeg eventueel een afbeelding toe.
7. Klik op de knop Opslaan.

Er is één e-mailtemplate voor betalingsherinneringen. Het onderscheid tussen een 1e, 2e of 3e herinnering zal in het bijgevoegde PDF-document worden gemaakt.

#4: Hoe kan een 1e of 2e betalingsherinnering worden aangemaakt?

1. Ga naar de module Debiteur.
2. Klik in de menubalk op Herinnering aanmaken….
3. Geef de herinneringsrun, indien gewenst voor eigen herkenning, een Code en Omschrijving.
4. Kies of het om een 1e herinnering of 2e herinnering gaat.
5. Vul Aantal dagen openstaand in met het aantal dagen dat een factuur open moeten staan. Facturen die na hun vervaldatum minimaal dit aantal dagen open staan zullen worden geselecteerd:
   
6. Klik op de knop Volgende.
7. Kies de debiteuren en eventueel facturen waarvoor een herinnering moet worden gemaakt. U kunt daarbij gebruik maken van de knoppen Alles selecteren, Alles deselecteren, Selectie inverteren (omkeren) of Selectie aanvinken. Eventueel kan de selectie worden afgedrukt of naar een Excelbestand worden geëxporteerd: klik hiervoor op de knop Selectie afdrukken…
8. Klik op de knop Volgende.
9. Wijzig, indien gewenst, de vaste kop- of voettekst (zie Hoe kan de tekst van een betalingsherinnering worden ingesteld?).
10. Klik op de knop Volgende.
11. Bekijk de samenvatting en klik op de knop Voltooien om de herinnering(en) aan te maken. Als u eerdere instellingen wilt wijzigen, dan kunt u op Vorige klikken of de wizard sluiten met Annuleren.
12. Als Voltooien is gekozen, dan kan op het volgende scherm worden gekozen of de herinneringen wel of niet afgedrukt of ge-e-maild moeten worden. Als deze optie niet is ingeschakeld, dan wordt alleen bij de geselecteerde facturen geregistreerd dat er een herinnering is gemaakt.

#5: Hoe kan een betalingsherinnering via e-mail worden verzonden?

Zie Welke instellingen zijn nodig om een betalingsherinnering aan te maken?

#6: Waar kan ik zien welke betalingsherinneringen zijn gemaakt?

1. Ga naar de module Debiteur.
2. Zoek de debiteur op in het grid waarvan u wilt weten welke betalingsherinneringen zijn gemaakt.
3. Klik aan de linkerzijde op het [+]-knopje.
4. In het detailgrid is onder het tabje Facturen te zien hoeveel herinneringen voor een factuur is gemaakt. Onder het tabje Herinneringen is te zien wanneer er herinneringen zijn gemaakt en hoeveel facturen daarin zijn opgenomen.

#7: Kan een factuur bij de betalingsherinnering worden meegestuurd?

Nee, dat is niet mogelijk. De herinnering is alleen een overzicht van nog openstaande facturen. Er mag vanuit worden gegaan dat de factuur in het bezit is van de debiteur. Als dat niet het geval is dan kan deze alsnog via de module Factuur opnieuw afgedrukt of ge-e-maild worden:

1. Ga naar de module Debiteur.
2. Zoek de debiteur op in het grid waarvan u de factuur wilt afdrukken of e-mailen.
3. Klik aan de linkerzijde op het [+]-knopje.
4. Selecteer in het detailgrid onder het tabje Facturen de betreffende factuur.
5. Klik in de menubalk op Afdrukken > Factuur.

#8: Kan een betalingsherinnering automatisch worden aangemaakt?

Een betalingsherinnering kan niet volledig automatisch aangemaakt worden. Dit moet via de wizard Herinnering aanmaken… in de module Debiteur gebeuren.