Verkoopfactuur

Op deze pagina vindt u veelgestelde vragen over het aanmaken, versturen en corrigeren van verkoopfacturen in Care4Commerce en Care4Fresh, en over het begrijpen van de getoonde bedragen.

Tip: Voor het opvragen van openstaande facturen en het verwerken van betalingen, zie Debiteur en openstaande facturen.

Spring direct naar één van de vragen met antwoord:

#1: Kan een factuur automatisch worden aangemaakt?

Ja. Een periodieke achtergrondtaak maakt facturen automatisch aan, met dezelfde voorwaarden als bij handmatig factureren. Een bestelling wordt gefactureerd als:

  • de bestelling de status Geleverd heeft
  • bij de debiteur Factureren is geactiveerd
  • bij de debiteur een debiteurnummer, een betaalwijze en een facturatieperiode zijn ingesteld
  • de facturatieperiode is overschreden

De aangemaakte factuur wordt automatisch per e-mail verstuurd voor debiteuren waarbij de verwerkingskeuze van de factuur op Direct e-mailen staat (zie Hoe zorg ik dat facturen via e-mail direct verzonden worden?).

Voor het efficiënt opvoeren van terugkerende verkoop, zie Hoe voeg ik terugkerende verkoop snel toe met Vaste verkoop?.

Belangrijk: Het instellen van een automatische factuurtaak wordt door de Helpdesk van Care4iT gedaan. Neem contact op om dit in te richten.

#2: Waarom wordt een bestelling (nog) niet gefactureerd?

Dit kan twee oorzaken hebben: de bestelling is nog niet gereed om te factureren, of de facturatieperiode is nog niet verstreken.

De bestelling is nog niet gereed

In de module Verkoop ziet u dit in de kolom Factureren?. Een vinkje betekent dat de bestelling gereed is, een waarschuwingsicoon dat de bestelling nog niet gereed is. Beweeg de muis over het waarschuwingsicoon om de reden te zien:

De kolom Factureren? met een waarschuwingsicoon en uitleg waarom een bestelling nog niet gefactureerd kan worden

Een bestelling is nog niet gereed als:

  • de bestelling nog niet de status Geleverd heeft
  • bij de debiteur Factureren niet is geactiveerd
  • bij de debiteur geen debiteurnummer is ingesteld
  • bij de debiteur geen betaalwijze is ingesteld
  • bij de debiteur geen facturatieperiode is ingesteld

Tip: De kolom Factureren? is optioneel. Ziet u hem niet, voeg hem dan toe via de veldkiezer: klik met de rechtermuisknop op een kolomhoofd en kies Kolom/Band kiezer.

De facturatieperiode is nog niet verstreken

Ook een gereed bestelling wordt standaard pas gefactureerd zodra de facturatieperiode is verstreken: de periode waarin de werkelijke leverdatum valt moet volledig zijn afgelopen. De facturatieperiode (per week, per maand, enzovoort) is bij de debiteur ingesteld.

Belangrijk: Hierbij telt de werkelijke leverdatum (de datum waarop de bestelling daadwerkelijk is afgeleverd), niet de verwachte leverdatum. Deze kunnen verschillen, bijvoorbeeld als een bestelling later via de mobiele app wordt afgeleverd dan gepland.

Voorbeeld: Bij een facturatieperiode van een week (maandag tot en met zondag) is een bestelling met een werkelijke leverdatum in de huidige week pas vanaf maandag te factureren. Op zondag valt die datum nog in de lopende week.

Wilt u niet wachten tot de periode is verstreken? Dan kan de optie Bestellingen factureren als facturatieperiode is overschreden worden uitgezet, of per keer in de factuurwizard worden aangepast. U kiest dan zelf een facturatieperiode en een leveringsperiode voor de bestellingen die u wilt factureren:

Filter in de factuurwizard met een eigen facturatieperiode en leveringsperiode

#3: Hoe zorg ik dat facturen via e-mail direct verzonden worden?

Stel bij de debiteur de verwerkingskeuze van de factuur in op Direct E-mailen. Daarmee wordt de factuur direct verstuurd zonder dat u eerst handmatig op Versturen hoeft te klikken.

  1. Ga naar module Relatie en open de details van de betreffende debiteur.
  2. Ga naar tabblad Basis en dan tabje Opmerkingen, inkoopbon, leveringsbon en factuur.
  3. Stel in onderdeel Rapportages de verwerkingskeuze voor Factuur in op Direct E-mailen.
  4. Ontvangt de klant ook contantbonnen? Stel Direct E-mailen dan ook daarvoor in.
  5. Verstuur de factuur in de module Factuur via menu Afdrukken > Factuur, en niet via de specifieke menukeuze E-mailen… die daarnaast staat.

Belangrijk: Komt een factuur niet automatisch binnen, controleer dan of bij de debiteur Direct E-mailen is ingesteld en of u Afdrukken - Factuur gebruikt in plaats van E-mailen….

#4: Kan ik een factuur nog wijzigen nadat deze is aangemaakt?

Nee. Een eenmaal aangemaakte factuur kunt u in Care4Commerce of Care4Fresh niet meer rechtstreeks wijzigen. Hoe u een fout herstelt, hangt af van wat er gecorrigeerd moet worden:

  • Inhoudelijke fout (zoals een verkeerde prijs, een verkeerd aantal of de verkeerde debiteur): crediteer de factuur en factureer opnieuw met de juiste gegevens. Zie Hoe corrigeer ik een fout in een gefactureerde bestelling?.
  • Alleen een uiterlijke wijziging op een al verzonden factuur (bijvoorbeeld de tenaamstelling of het adres): exporteer de factuur naar Word, pas de tekst aan en sla het document op als PDF. Gebruik dit alleen als u de factuur verder niet opnieuw in het systeem hoeft te verwerken.

#5: Hoe corrigeer ik een fout in een gefactureerde bestelling?

Een bestelling die al is gefactureerd, kunt u niet meer aanpassen. U corrigeert een fout door te crediteren en opnieuw te factureren met de juiste gegevens. De werkwijze hangt af van het soort fout.

Verkeerde prijs, aantal of bedrag:

  1. Maak een creditfactuur aan voor de onjuiste factuur.
  2. Maak een nieuwe bestelling aan met de juiste gegevens.
  3. Factureer deze nieuwe bestelling.

Bestelling aan de verkeerde debiteur:

  1. Maak een creditbestelling aan, dus een bestelling met negatieve aantallen.
  2. Maak daarna de juiste bestelling aan op de juiste debiteur.
  3. Factureer deze nieuwe bestelling direct.

Belangrijk: Het terugdraaien van een verkoopfactuur doet de Helpdesk van Care4iT alleen als extra service en alleen als er echt geen andere oplossing is. Dit kan uitsluitend voor de laatst aangemaakte factuur of facturen (anders ontstaat er een gat in de factuurnummering) en alleen als die facturen nog niet naar de debiteur zijn verzonden. In alle andere gevallen is een creditfactuur de aangewezen oplossing.

#6: Waarom wordt een artikel met een andere prijs berekend dan verwacht?

De prijs van een artikel wordt overgenomen op het moment dat de bestelling wordt aangemaakt. Wijzigt u daarna de artikelprijs in het systeem, dan blijft de prijs op een al bestaande bestelling ongewijzigd. De factuur toont dus de prijs zoals die bij het aanmaken van de bestelling gold, ook als die inmiddels is gewijzigd.

  1. Open de betreffende bestelling en controleer welke prijs bij de regel is vastgelegd.
  2. Houd er rekening mee dat die prijs kan afwijken van de huidige artikelprijs.

Wilt u nagaan hoe de prijs is opgebouwd, of de prijsafspraak goed wordt toegepast? Zie Hoe controleer ik hoe de verkoopprijs van een artikel is berekend?.

Belangrijk: Beoordeel de prijs op de factuur op basis van de bestelling, niet alleen op basis van de actuele artikelprijs. Voor het corrigeren van een al gefactureerde bestelling, zie Hoe corrigeer ik een fout in een gefactureerde bestelling?.

#7: Waarom zie ik op de factuur een kolom met een prijs inclusief kosten?

Naast de gewone artikelprijs kan op de factuur de kolom Prijs (inclusief) worden getoond. Dat is de prijs inclusief transportkosten en eventuele overige kosten.

  1. Open de bestelling waarop de factuur is gebaseerd.
  2. Controleer de kolom Prijs (inclusief) bij de betreffende regel.
  3. Gebruik deze kolom als verklaring wanneer het totaalbedrag op de factuur afwijkt van de kale artikelprijs.

Belangrijk: Zijn er bij een artikel transport- of overige kosten ingesteld, dan telt de kolom Prijs (inclusief) deze mee. Het factuurbedrag valt dan hoger uit dan de kale artikelprijs.

#8: Waarom staan koppen of termen op mijn factuur niet vertaald?

De vertalingen van de factuur stelt u zelf in via de rapportage-instellingen. Dit geldt zowel voor de printlayout als voor de e-maillayout.

  1. Ga naar de module Administratie en klik op het tabblad Rapportages.
  2. Klap aan de rechterzijde het uitklapbare zijpaneel Instellingen per rapportage uit.
  3. Klap Module: Factuur open en daarna Factuur (2 rapportages) voor de printlayout.
  4. Klik op het [...]-knopje bij de rapportage die actief is en stel de gewenste vertalingen in.
  5. Controleer ook de e-maillayout en pas daar dezelfde vertalingen aan.

Tip: Controleer na het aanpassen of de juiste rapportage actief is voor de afdruk die u gebruikt.