Bestelplatformen

Care4Commerce of Care4Fresh kan worden gekoppeld aan externe B2B-bestelplatformen, zodat artikelen, relaties en prijzen automatisch worden uitgewisseld en bestellingen vanuit het platform binnenkomen in uw administratie. Op deze pagina leest u welke koppelingen beschikbaar zijn, hoe een actieve koppeling werkt en hoe u een koppeling laat uitschakelen.

Belangrijk: Het inrichten van een koppeling met een bestelplatform wordt door de Helpdesk van Care4iT gedaan. Aanpassingen tijdens de implementatiefase zijn inbegrepen. Verzoeken na de implementatiefase worden behandeld als maatwerk.

Tip: Naast de bestelplatformen op deze pagina kan ook uw eigen webshop worden gekoppeld aan Care4Commerce of Care4Fresh. Neem contact op met de Helpdesk om de mogelijkheden te bespreken.

Spring direct naar één van de vragen met antwoord:

#1: Welke bestelplatformen zijn beschikbaar?

De volgende bestelplatformen worden actief ondersteund:

  • inONE
  • OrderXL (voorheen Blinqed)
  • Cuisin.io

Belangrijk: De exacte werking en de instellingen kunnen per platform verschillen. De voorbeelden op deze pagina zijn ontleend aan de inONE-koppeling. Voor OrderXL en Cuisin.io geldt een vergelijkbare opzet, maar de specifieke schermen en instellingen kunnen afwijken.

#2: Welke gegevens worden automatisch uitgewisseld?

Bij een actieve koppeling worden artikelen, relaties en prijzen automatisch naar het platform geëxporteerd. Daarnaast wordt automatisch gecontroleerd of er bestellingen vanuit het platform geïmporteerd moeten worden. Voor de inONE-koppeling geldt bijvoorbeeld:

  1. Elke dag om 16:00 worden de klantspecifieke prijzen berekend voor de avondsynchronisatie, van alle relaties die voor de koppeling zijn geactiveerd.
  2. Tussen 17:00 en uiterlijk 17:30 worden de stamgegevens automatisch naar het platform geëxporteerd:
    • alle artikelen;
    • alle geactiveerde relaties;
    • de klantspecifieke prijzen en aanbiedingen.
  3. Elke 15 minuten wordt automatisch gecontroleerd of er een import van bestellingen moet plaatsvinden.
  4. In een andere inrichting kan een uurlijkse import worden ingesteld in plaats van een 15-minuten interval.

Belangrijk: Prijswijzigingen die u na 16:00 doorvoert, worden niet meer meegenomen in de berekening van die avond. Ze verschijnen pas op het platform na de volgende dagelijkse synchronisatie.

Tip: Controleer na de inrichting altijd of de export en import volgens verwachting verlopen, zeker in de eerste periode na ingebruikname.

#3: Waar stel ik in welke artikelen en relaties naar het platform gaan?

In de bijbehorende module (bijvoorbeeld de module inONE) stelt u in welke artikelen en relaties naar het platform worden verstuurd. Artikelen die niet actief zijn voor de verkoop, zijn sowieso niet zichtbaar op het platform. Een actief artikel kunt u handmatig deactiveren als het niet naar het platform mag.

  1. Ga naar de module van het betreffende platform (bijvoorbeeld inONE).
  2. Controleer op de tabbladen Artikel en Relatie wat er met prijzen naar het platform wordt verstuurd.
  3. Deactiveer artikelen die wel actief zijn voor de verkoop, maar niet op het platform mogen verschijnen.
  4. Houd er rekening mee dat een nieuwe relatie niet automatisch ook op het platform wordt aangemaakt.

Inrichten van artikelen en relaties voor een bestelplatform

Belangrijk: Een nieuw artikel wordt doorgaans automatisch naar het platform verstuurd, een nieuwe relatie niet. Zie Wanneer wordt een relatie automatisch voor het platform geactiveerd of gedeactiveerd?.

Tip: Als er iets misgaat bij de import van bestellingen, wordt een logboek per e-mail verstuurd naar het foutmeldingsadres dat tijdens de inrichting is ingesteld.

#4: Wanneer wordt een relatie automatisch voor het platform geactiveerd of gedeactiveerd?

Er zijn twee stappen die los van elkaar staan: een artikel of relatie moet in uw administratie geactiveerd zijn voor de koppeling (en wordt dan meegestuurd), en het moet daarna op het platform zelf bekend zijn. Pas als allebei klopt, zijn de gegevens van een relatie, zoals prijsafspraken, op het platform zichtbaar.

Soort In uw administratie Op het platform
Artikel Een nieuw artikel wordt doorgaans automatisch geactiveerd, zolang het actief is voor de verkoop. U kunt het handmatig deactiveren. Het artikel komt mee met de dagelijkse synchronisatie en wordt meestal binnen enkele uren verwerkt.
Relatie Een nieuwe relatie wordt niet meteen geactiveerd. U activeert de relatie handmatig, of dat gebeurt automatisch na een eerste bestelling via het platform. Een nieuw geactiveerde relatie wordt niet automatisch aangemaakt. Deze moet na de export bij het platform worden ingericht en gekoppeld op basis van het debiteurnummer.

Op het tabblad Relatie ziet u per relatie of deze actief is voor het platform, in de kolom Klant.

Automatisch activeren
Een relatie wordt in uw administratie automatisch voor de koppeling geactiveerd zodra er een recente bestelling via dat platform binnenkomt en de relatiestatus Actief is. Vanaf dat moment gaan de gegevens en prijzen mee met de eerstvolgende dagelijkse synchronisatie. Een relatie alleen aanmaken of wijzigen is niet genoeg om te activeren.

Wilt u niet op een eerste bestelling wachten? Activeer de relatie dan handmatig in de module van het platform.

Wanneer staan de prijsafspraken van een relatie op het platform?
Klantspecifieke prijzen gaan alleen mee voor relaties die voor de koppeling zijn geactiveerd. Voor een nieuwe relatie verloopt dat zo:

  1. De relatie wordt geactiveerd, handmatig of automatisch na een eerste bestelling via het platform.
  2. Bij de eerstvolgende berekening om 16:00 worden de klantspecifieke prijzen van alle geactiveerde relaties berekend.
  3. Tussen 17:00 en uiterlijk 17:30 gaan de relatie en de prijzen mee met de export (zie Welke gegevens worden automatisch uitgewisseld?).
  4. Het platform koppelt de relatie op debiteurnummer. Pas daarna staan de prijsafspraken op het platform.

Wijzigt u een prijsafspraak van een relatie die al geactiveerd is, dan gaat die mee met de eerstvolgende dagelijkse synchronisatie.

Tip: Wijzigt u een prijsafspraak na 16:00, dan valt die buiten de berekening van die dag. U kunt de klantspecifieke prijzen van één relatie ook zelf opnieuw laten berekenen. Doet u dat vóór 17:00, dan gaan de nieuwe prijzen nog mee met de export van dezelfde avond. Zie Wanneer worden de klantspecifieke prijzen bijgewerkt?.

Automatisch deactiveren
Een relatie die 6 maanden niet meer via het platform heeft besteld (en niet recent is aangemaakt of gewijzigd), wordt automatisch gedeactiveerd. Bestelt de relatie later opnieuw via het platform, dan wordt deze vanzelf weer geactiveerd. Zet u een relatie op non-actief, dan wordt de koppeling voor die relatie eveneens uitgezet.

Tip: Staat een nieuwe relatie nog niet in het prijzenbestand op het platform? Dan is de relatie waarschijnlijk nog niet geactiveerd, of bij het platform nog niet gekoppeld op debiteurnummer. Een relatie verschijnt pas in de export nadat deze actief is voor de koppeling.

#5: Hoe laat ik een koppeling uitschakelen?

Als u een bestelplatform niet meer gebruikt, bijvoorbeeld bij een overstap naar een ander platform of een ander ERP-systeem, kan de Helpdesk de koppeling voor u uitschakelen of volledig verwijderen.

  1. Maak een melding aan en geef aan welke koppeling u wilt laten uitschakelen.
  2. Geef aan of de koppeling direct uit mag of op een specifieke datum moet worden uitgeschakeld (bijvoorbeeld bij een ERP-overstap).
  3. Vermeld of de koppeling alleen moet worden uitgeschakeld (gegevens blijven bewaard) of volledig moet worden verwijderd (gegevens worden opgeschoond).

Belangrijk: Bij een ERP-overstap waarbij orders al via het nieuwe systeem binnenkomen, is het belangrijk om de oude koppeling tijdig uit te schakelen, anders ontstaan dubbele verwerkingen.