Export naar SnelStart

Met de im- en exportmodule van Care4Commerce of Care4Fresh kunt u verkoopfacturen en verkoopboekingen exporteren voor verwerking in SnelStart. Er zijn twee varianten: de standaard SnelStart en SnelStart Polaris (een ander CSV-formaat). Op deze pagina leest u wat er nodig is om de koppeling in te richten, hoe u de export uitvoert en wat u doet als er iets misgaat.

Belangrijk: Het inrichten van het exportprofiel wordt eenmalig door de Helpdesk van Care4iT gedaan.

Spring direct naar één van de vragen met antwoord:

• #1: Wat is er nodig om de export naar SnelStart in te richten?
• #2: Hoe voer ik de export naar SnelStart uit?
• #3: Hoe verstuur ik een eerdere export opnieuw?
• #4: Ik heb geen export-e-mail ontvangen, wat nu?
• #5: Op welke grootboekrekening komt statiegeld?

#1: Wat is er nodig om de export naar SnelStart in te richten?

Voordat u de eerste export kunt doen, moeten enkele gegevens in Care4Commerce of Care4Fresh zijn ingevuld.

1. Richt het grootboekrekeningschema in met de grootboekrekeningen voor Omzet en BTW (per BTW-tarief) en Statiegeld. Zie Grootboekrekeningschema inrichten.
2. Zorg dat de debiteurnummers in Care4Fresh overeenkomen met die in SnelStart.
3. Gebruikt u SnelStart Polaris? Vul dan ook de externe BTW-codes in via de module Administratie, tabblad Stamgegevens (linkerzijde) en daarna het tabblad BTW (bovenzijde).
4. Maak na de eerste export in SnelStart een importprofiel aan.

Belangrijk: Voer de export pas uit nadat de grootboekrekeningen zijn ingevuld en er een eerste factuurrun is gedaan. Het importprofiel in SnelStart maakt u aan nadat de eerste export vanuit Care4Fresh is verstuurd.

#2: Hoe voer ik de export naar SnelStart uit?

De export maakt u aan vanuit de module Factuur. Het exportbestand wordt per e-mail verstuurd naar het adres dat in het exportprofiel is ingesteld.

1. Ga naar de module Factuur en kies in de menubalk het menu Export > SnelStart (of SnelStart Polaris, afhankelijk van uw variant).

2. Kies in het exportvenster wat u wilt exporteren: Alles exporteren tot en met een datum (standaard) of een Periode van en tot een datum.

3. Klik op Exporteren. Het exportbestand wordt naar het ingestelde e-mailadres gemaild.

   

Belangrijk: Het e-mailadres voor het importeren van verkoopboekingen is niet hetzelfde als het @boekhouding.nl-adres dat SnelStart gebruikt voor het inscannen van PDF-documenten. Gebruik voor deze export het adres waarmee u de verkoopboekingen in SnelStart importeert.

#3: Hoe verstuur ik een eerdere export opnieuw?

Een eerder aangemaakte export kunt u opnieuw versturen, bijvoorbeeld als u een grootboekrekening hebt gecorrigeerd of de e-mail niet hebt ontvangen.

1. Ga naar de module Factuur en kies in de menubalk het menu Export > SnelStart (of SnelStart Polaris).
2. Kies in het exportvenster de optie Historie en selecteer een eerder aangemaakte export in de lijst.
3. Klik op Exporteren. Het bestand wordt opnieuw gemaild.

#4: Ik heb geen export-e-mail ontvangen, wat nu?

Controleer eerst in het logboek of de export daadwerkelijk is uitgevoerd. In veel gevallen is er sinds de vorige export geen nieuwe factuur aangemaakt, waardoor er niets nieuws te exporteren valt.

1. Controleer in het logboek of en wanneer de laatste export is gedaan.
2. Ga na of er sinds die export nieuwe facturen zijn aangemaakt.
3. Is dat niet het geval, dan is er niets nieuws om te versturen. U kunt eventueel een eerdere export opnieuw versturen.

Tip: Lukt het daarna nog steeds niet, neem dan contact op met de Helpdesk zodat de export verder kan worden onderzocht.

#5: Op welke grootboekrekening komt statiegeld?

Statiegeld wordt geboekt op de grootboekrekening van het type Statiegeld uit uw grootboekrekeningschema. Welk nummer dat is, kiest u zelf bij het inrichten van het schema en het verschilt per administratie. U stelt de Statiegeld-rekening in en koppelt deze per artikelgroep. Zie Grootboekrekeningschema inrichten.

In de verstuurde export kunt u controleren of statiegeld op de door u ingestelde rekening wordt geboekt:

1. Open de verstuurde export.
2. Zoek de regel(s) waarop statiegeld is geboekt.
3. Controleer of daarbij uw ingestelde Statiegeld-grootboekrekening staat vermeld.

Belangrijk: Wijzigt u een grootboekrekening (bijvoorbeeld voor Statiegeld), controleer dan na de eerstvolgende export of de boeking op de juiste rekening staat.