Incasso

In Care4Commerce of Care4Fresh kunt u verkoopfacturen via een incasso laten afschrijven. Op deze pagina leest u op welke datum het incassobedrag wordt afgeschreven, hoe u het incassobestand kunt versturen, hoe incasso's automatisch kunnen worden aangemaakt, en wat u doet als het aanmaken van een incassorun niet lukt.

Spring direct naar één van de vragen met antwoord:

#1: Op welke datum wordt het incassobedrag afgeschreven?

Het incassobedrag wordt aangeboden met de vervaldatum van de factuur als gewenste incassodatum. De vervaldatum wordt bij het aanmaken van de factuur automatisch berekend op basis van de factuurdatum en de betalingstermijn die bij de betaalwijze is ingesteld.

  • Is de betalingstermijn te kort voor de benodigde doorlooptijd van de vooraankondiging? Dan verschuift de incassodatum automatisch naar het vroegst mogelijke moment (vandaag plus het aantal dagen vooraankondiging).
  • Een SEPA-incasso wordt alleen op bankwerkdagen uitgevoerd. Valt de vervaldatum op een weekend of feestdag, dan verschuift de bank de uitvoering naar de eerstvolgende bankwerkdag.

Tip: Wilt u op een bepaalde dag incasseren? Stem dan de betalingstermijn bij de betaalwijze daarop af, zodat de berekende vervaldatum op de gewenste dag uitkomt.

#2: Kan het incassobestand per e-mail worden verstuurd?

Ja. Het incassobestand kan automatisch per e-mail worden verstuurd in plaats van alleen op uw eigen computer te worden opgeslagen. In de instellingen van de Incasso-module kiest u de aanleveringswijze.

  1. Open via menu Extra > Plug-ins… de instellingen van de Incasso-module.

  2. Ga naar tabblad Vooraankondiging en incassobestand.

  3. Kies de aanleveringswijze: Alleen opslaan in map of Opslaan in map en per e-mailen verzenden.

  4. Vul bij E-mail één of meer e-mailadressen in.

  5. Sluit het venster om de instellingen op te slaan.

    Aanleveringswijze van het incassobestand instellen

Tip: Ook bij Opslaan in map en per e-mailen verzenden wordt het incassobestand nog steeds opgeslagen. Het e-mailen is een aanvulling, zodat u of uw boekhouder het bestand direct ontvangt.

#3: Kunnen incasso's automatisch worden aangemaakt?

Ja. Facturen kunnen via een periodieke achtergrondtaak automatisch als incasso worden aangemaakt. De taak verstuurt de vooraankondigingen en maakt het incassobestand aan.

Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

  1. De Incasso-module is afgenomen en de SEPA-incassogegevens zijn ingesteld.
  2. De aanleveringswijze van het incassobestand staat op Opslaan in map en per e-mailen verzenden (zie Kan het incassobestand per e-mail worden verstuurd?).

Belangrijk: Het instellen van een automatische incassotaak wordt door de Helpdesk van Care4iT gedaan. Neem contact op om dit in te richten.

#4: Waarom kan ik een incassorun niet aanmaken?

Controleer eerst of de vinkjes voor het koppelen van uw eigen harde schijven zijn aangezet. Als deze niet aanstaan, kan het aanmaken van het incassobestand een foutmelding geven, terwijl er wel een logboekbestand wordt aangemaakt.

  1. Open de instelling waar u de koppeling van uw eigen harde schijven beheert.

  2. Vink de opties voor het koppelen van uw eigen harde schijven aan.

  3. Probeer daarna de incassorun opnieuw aan te maken.

    Vinkjes voor het koppelen van eigen harde schijven inschakelen

Tip: Als er een logboekbestand is aangemaakt maar geen incassobestand, controleer dan eerst of de relevante vinkjes aan staan voordat u verder zoekt.

#5: Waarom staat het vinkje Incasso actief vast?

De velden Machtiging, Vooraankondiging en de selectie Incasso actief zijn alleen beschikbaar als de Incasso-module ook wordt afgenomen. Als die module niet actief is, heeft het vinkje Incasso actief geen effect.

  1. Controleer of de Incasso-module onderdeel is van uw afgenomen functionaliteit.
  2. Is de module niet afgenomen? Dan hoeft u de selectie Incasso actief niet aan te passen voor de werking van de incasso.
  3. Is de module wel afgenomen, controleer dan of u over de juiste rechten en instellingen beschikt.

Belangrijk: Zonder de Incasso-module zijn Machtiging, Vooraankondiging en Incasso actief wel zichtbaar, maar niet functioneel.