Betaal-QR-code op factuur

In Care4Commerce of Care4Fresh kan onderaan de factuur een betaal-QR-code worden getoond, zodat uw klant de factuur direct kan scannen en betalen. Er zijn twee soorten, met elk eigen mogelijkheden:

EPC-QR-code (SEPA) QR-code of betaallink via een betaaldienst
Kosten Gratis Kosten van de betaaldienst (eigen contract nodig) plus iDEAL-transactiekosten
Werkt met Bankapp (EPC/SEPA) iDEAL, via een betaaldienst zoals Mollie, Pay.nl of Buckaroo
Ondersteuning Niet door elke bank (Rabobank en ABN AMRO bijvoorbeeld niet) Breed, ook bij banken die de EPC-QR-code niet ondersteunen
Betaallink? Nee Ja
Meer informatie Vragen #1 t/m #4 Vraag #5

Spring direct naar één van de vragen met antwoord:

#1: Hoe wordt de EPC-QR-code op mijn factuur getoond?

De EPC-QR-code is opgenomen in de factuurlay-out en wordt onderaan de factuur weergegeven zodra het banknummer in de module Administratie correct is ingevuld.

Belangrijk: Het opnemen van de EPC-QR-code in een factuurlay-out wordt door de Helpdesk van Care4iT ingericht. Neem contact op als de QR-code op uw factuur ontbreekt en u dit wilt activeren.

#2: Waarom wordt de EPC-QR-code niet aangemaakt?

De EPC-QR-code kan alleen worden gegenereerd als in de module Administratie een banknummer is ingevuld zonder extra tekst zoals IBAN. Een waarde als IBAN NL12ABCD0123456789 wordt door de QR-code-generator niet herkend.

  1. Ga naar de module Administratie, klik aan de linkerzijde op het tabblad Administratie, daarna aan de bovenzijde op het tabblad Organisatie en vervolgens op het sub-tabblad Bankgegevens, BTW-, KvK- en GS1-nummers.
  2. Controleer het ingevulde banknummer.
  3. Verwijder eventuele extra tekst, zoals IBAN, zodat alleen het IBAN zelf overblijft (bijvoorbeeld NL12ABCD0123456789).
  4. Sla de wijziging op.
    Banknummer zonder extra tekst in module Administratie

Belangrijk: Staat er tekst vóór of naast het banknummer, dan kan de QR-code niet worden gegenereerd.

#3: Werkt de EPC-QR-code bij elke bank?

De gebruikte SEPA- of EPC-QR-code wordt in Nederland en België ondersteund door onder andere ASN, Bunq, ING, Knab, SNS, Argenta, Belfius, BNP Paribas Fortis, KBC en VDK.

Banken zoals Rabobank en ABN AMRO ondersteunen deze QR-code niet rechtstreeks. Voor klanten met een Rabobank- of ABN AMRO-rekening werkt scannen alleen via de eigen API van de bank of via een iDEAL-betaaldienstverlener (bijvoorbeeld Mollie, Pay.nl of Buckaroo). Voor zo'n betaaldienst heeft u een eigen contract met die dienst nodig, waaraan kosten zijn verbonden. Zie Kan ik ook een betaallink of QR-code via een betaaldienst tonen?.

Belangrijk: Niet elke klant kan de QR-code op uw factuur scannen. Dat hangt af van de bank en de betaalmethode die de klant gebruikt.

#4: Kan de EPC-QR-code in de factuurmail worden opgenomen?

De EPC-QR-code wordt op de factuur zelf getoond, niet apart in het begeleidende e-mailbericht. Wanneer u de factuur per e-mail verstuurt, ontvangt uw klant de QR-code op de bijgevoegde PDF-factuur.

Tip: Een betaallink via een betaaldienst kan wel in de tekst van het e-mailbericht zelf worden opgenomen. Zie Kan ik ook een betaallink of QR-code via een betaaldienst tonen?.

Ja. Naast de kosteloze EPC-QR-code kan op de factuur ook een betaallink of een QR-code via een betaaldienst worden getoond (zoals Mollie, Pay.nl, Buckaroo, Adyen of MultiSafepay). Deze betaallink werkt met iDEAL en is daardoor ook bruikbaar voor klanten van wie de bank de EPC-QR-code niet ondersteunt, zoals Rabobank en ABN AMRO.

Voor het gebruik van een betaaldienst sluit u zelf een contract (account) af bij die dienst, bijvoorbeeld bij Mollie. De bijbehorende kosten, zoals een abonnement en de iDEAL-transactiekosten, worden door de betaaldienst in rekening gebracht en staan los van Care4Fresh.

De betaallink kan op meerdere plekken worden getoond:

  • als QR-code op de factuur, in plaats van de EPC-QR-code;
  • als link in de tekst van de factuur, bijvoorbeeld in de voettekst of bij de betalingsvoorwaarden;
  • als link in het begeleidende e-mailbericht van de factuur.

U richt de betaallink zelf in via de volgende onderdelen:

  1. Open via menu Extra > Opties het tabblad Factuur en debiteur en kies in de keuzelijst de gewenste betaaldienst.
  2. Klik op het [...]-knopje rechts van de keuzelijst om het instellingenvenster van de betaaldienst te openen:
    Keuzelijst met betaaldiensten en het [...]-knopje om de instellingen te openen
  3. Vul in het instellingenvenster de bijbehorende gegevens (zoals de API-sleutel) in:
    Instellingen van de betaaldienst (bijvoorbeeld Mollie)
  4. Bij de betreffende betaalwijze schakelt u het genereren van een betaallink in:
    Betaallink genereren inschakelen bij een betaalwijze
  5. In de module Administratie neemt u de betaallink op in de factuur- en/of e-mailteksten, met de variabelen %BETAALURL% (de betaal-URL) en %BETAALLINK% (een klikbare link):
    E-mailtemplate met de variabele %BETAALLINK%

De betaallink wordt aangemaakt op het moment dat de factuur wordt gemaakt, mits:

  1. het factuurtype Factuur is (een contantbon of retour is uitgezonderd);
  2. het factuurbedrag inclusief BTW hoger is dan 0;
  3. de klant is gekoppeld aan een betaalwijze waarvoor het genereren van een betaallink is ingeschakeld.

Belangrijk: Alleen het tonen van de betaallink als QR-code op de factuur (in plaats van de EPC-QR-code) vereist een aanpassing van de factuurlay-out. Die aanpassing van de rapportage wordt door de Helpdesk van Care4iT verzorgd. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.